Dijital arşiv firmaları çeşitli özel şirketler veya kamu kurumlarında arşiv işlemlerinin dijital ortamda yüksek güvenirlikli olarak yapılabilmesini sağlayan firmalardır.
Oldukça eski yıllardan bu yana tutulan yazılı evrak kayıtlarının bulunduğu arşivler dijital arşiv firmaları sayesinde sayısal verilere dönüştürülerek dijital ortamda korunaklı biçimde saklanabilmektedir. Bu sayede bilgiye ulaşma ve bilgiyi depolama konusunda gerçek veya tüzel kişilere çok sayıda avantaj sağlanmış olur.
Dijital Arşiv Firmaları Tarafından Verilen Hizmetler
Dijital arşiv firmaları yalnızca bilginin güvenli bir şekilde saklanması konusunda değil daha farklı konularda da hizmet sağlamaktadır. Bu hizmetlerden en temel olanları:
- Görüntü iyileştirme
- Evrak ayrıştırma
- Evrak tarama
- Kalite kontrolü
- İndeksleme
- Aktarma şeklinde belirtilebilir.
Görüntü İyileştirme
Tarama yöntemi ile dijital ortama aktarılmış görüntünün kalitesini arttırmak için yapılan çalışmaları ifade etmektedir.
Evrak Ayrıştırma
Evrakların taranma ve dijital ortama aktarılmasını kolaylaştırmak adına sınıflandırılması işlemidir. Taranacak olan sayfalar belirli bir düzene sokulur ve tarayıcıdan daha kolay, daha hızlı geçirilir.
Evrak Tarama
Tarayıcı kullanılarak evrakların dijital ortama aktarılması işlemidir.
Kalite Kontrolü
Sistemde var olan bir hatanın tespit edilmesi sonucunda hatanın düzeltilip sistemin düzgün çalışır haline getirilmesini sağlamak için verilen hizmettir.
İndeksleme
Evrakların sınıfları belirlenir ve bu sınıflar sistemde oluşturulur. Örnek olarak; tarih, evrak türü, müşteri no, müşteri isim soy isim, dosya no gibi gerekli kategorilerdir.
Aktarma
Tarayıcıdan geçirilmiş olan evrakların veya görüntülerin veri girişinin yapıldığı somuttan dijitale bilgi aktarımını ifade eden hizmet aşamasıdır.
Dijital Arşiv Firmaları ile Çalışmanın Avantajları
- Uzun süreli arşiv taraması gerektirmemektedir. Gerekli veriler girildikten sonra sistem tarafından saniyeler içerisinde bulunması gereken evrak bulunur.
- Belgelerin farklı kişiler tarafından sık sık kullanımına ihtiyaç duyulabilir. Bu durumda yıpranma kaçınılmazdır. Dijital arşiv sayesinde belgeler yıpranma riskinden kurtulur.
- Aynı anda bir belgenin farklı birimler tarafından kullanımı gerekli olduğunda her birim belgeye ulaşabilir. Birbirilerini beklemek zorunda kalmazlar. Bu sayede işlemler daha hızlı ilerler.
- Belgelerin kaybolması, olası bir yangın, deprem felaketi bir durumda yok olması gibi riskler ortadan kaldırılmış olur.
- Büyük arşiv depolarına gereksinim duyulmaz. Dijital ortamda rahatlıkla bilgi saklanabilir. Bu sayede maliyeti düşürür.
- Belgelerin türlerine göre sistemde yetkilendirmeler yapılabilir. Bu sayede ilgili birimler sadece kendi yetkileri kadar belgeyi sistemde görüntüleyebilirler.
